Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Esta política explica cómo Centro Integral Valoración del Daño a la Salud — CIV Salud recolecta, utiliza, conserva, protege y, cuando corresponde, comparte los datos personales recibidos durante sus actividades de orientación, valoración médico-legal, peritaje, atención empresarial y gestión administrativa.
Solo se solicita información relacionada con la atención, orientación o servicio requerido.
Las historias clínicas y demás datos sensibles reciben un manejo especialmente reservado.
Toda persona puede consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión cuando proceda.
Responsable del tratamiento
Para efectos de la presente política, el responsable de decidir sobre las bases de datos y el tratamiento de la información personal es:
Objeto y alcance
Esta política tiene por objeto establecer los criterios aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, transmisión y supresión de datos personales tratados por CIV Salud.
Se aplica a la información obtenida de pacientes, familiares, representantes, abogados, trabajadores, empresas, proveedores, contratistas, profesionales, usuarios del sitio web, solicitantes de cotizaciones y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por CIV Salud.
Su alcance comprende los servicios médico-legales y periciales, la valoración del daño corporal, el análisis documental, los procesos relacionados con pérdida de capacidad laboral, la sustentación técnica, los servicios empresariales de Seguridad y Salud en el Trabajo, riesgo psicosocial, salud mental laboral y bienestar, así como la gestión administrativa asociada.
Marco normativo
Esta política se interpreta de acuerdo con la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que los reglamenten, modifiquen, adicionen, compilen o sustituyan.
Cuando la información corresponda a historias clínicas, documentos médicos, actuaciones judiciales, relaciones laborales o documentos sometidos a reserva, también se observarán las normas sectoriales, deberes de confidencialidad y reglas de secreto profesional que resulten aplicables.
Definiciones
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
- Dato personal
- Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible
- Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos relativos a la salud y los datos biométricos.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable
- Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
- Encargado
- Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
- Transmisión
- Comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
Principios aplicables al tratamiento
El tratamiento se realizará de acuerdo con la Constitución, la ley y las disposiciones aplicables.
Los datos serán utilizados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
Salvo excepción legal, el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada.
La información debe ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
El titular puede solicitar información sobre la existencia y el uso de sus datos.
Los datos no públicos estarán disponibles únicamente para personas autorizadas.
Se aplicarán medidas razonables para prevenir pérdida, alteración o acceso no autorizado.
Las personas que intervengan en el tratamiento deben preservar la reserva de la información.
Datos que puede recolectar CIV Salud
De acuerdo con la relación y el servicio solicitado, CIV Salud podrá tratar las siguientes categorías de datos:
Identificación y contacto
Nombre, documento cuando sea necesario, ciudad, dirección, teléfono, correo electrónico y calidad en la que actúa.
Información laboral y empresarial
Empresa, cargo, actividad económica, número de trabajadores, sedes, clase de riesgo y estado general del SG-SST.
Información de salud
Historias clínicas, antecedentes, diagnósticos, secuelas, incapacidades, resultados, imágenes, fotografías y conceptos médicos.
Información jurídica y pericial
Tipo de proceso, etapa procesal, reclamaciones, documentos judiciales, dictámenes, informes y soportes probatorios.
Información administrativa
Datos de contratación, facturación, pagos, soportes contables y comunicaciones relacionadas con el servicio.
Información técnica y de navegación
Dirección IP, navegador, dispositivo, registros de acceso, formularios enviados y preferencias de cookies.
Tratamiento de datos sensibles de salud
Durante una solicitud inicial, el titular no está obligado a suministrar historias clínicas, diagnósticos o documentos médicos. Cuando decida aportarlos, CIV Salud solicitará autorización explícita y explicará la finalidad de su tratamiento.
CIV Salud podrá recibir historias clínicas, exámenes, diagnósticos, incapacidades, fotografías, información sobre lesiones, secuelas, salud mental, capacidad laboral u otros documentos relacionados con la salud.
Estos datos se tratarán únicamente para las finalidades informadas, con acceso limitado a profesionales, personal autorizado, proveedores que actúen bajo instrucciones de CIV Salud y terceros legitimados por el titular o por la ley.
CIV Salud procurará no solicitar información clínica durante un contacto meramente comercial o informativo. Cuando el servicio médico-legal requiera documentación clínica, solo se pedirá aquella que sea pertinente y necesaria para el análisis solicitado.
Cuando una norma, orden judicial o excepción legal permita el tratamiento sin autorización, CIV Salud conservará los demás deberes de seguridad, finalidad, acceso restringido y confidencialidad.
Datos de menores de edad y de terceros
Niños, niñas y adolescentes
Los datos personales de niños, niñas y adolescentes solo serán tratados cuando resulte legalmente procedente, se respete su interés superior y se protejan sus derechos fundamentales.
La autorización deberá ser otorgada por la persona legalmente facultada para representarlos. Cuando corresponda, se tendrá en cuenta la opinión del menor según su edad, madurez y capacidad de comprensión.
Información aportada sobre terceros
Cuando un familiar, abogado, empresa, representante o apoderado suministre información de otra persona, deberá contar con autorización, representación, mandato, legitimación legal o fundamento jurídico suficiente para entregarla.
CIV Salud podrá solicitar documentos que acrediten la representación o legitimación antes de suministrar información, atender una solicitud o permitir el ejercicio de derechos.
Canales de recolección
CIV Salud puede recibir datos personales mediante los siguientes canales:
- Formularios del sitio web.
- Correo electrónico corporativo.
- WhatsApp Business y mensajería instantánea.
- Llamadas telefónicas.
- Atención presencial.
- Videollamadas y consultas virtuales.
- Redes sociales.
- Carga y envío de archivos.
- Contratos y formatos físicos o electrónicos.
- Procesos de facturación y pago.
- Solicitudes de abogados, empresas o representantes.
- Proveedores tecnológicos y administrativos autorizados.
Las llamadas o videollamadas no serán grabadas sin información previa al titular y, cuando resulte exigible, sin su correspondiente autorización.
Finalidades del tratamiento
Orientación y contacto inicial
- Recibir, registrar y clasificar solicitudes.
- Identificar al solicitante y su necesidad.
- Responder por correo, teléfono o WhatsApp.
- Orientar sobre servicios y documentación inicial.
- Agendar consultas o valoraciones.
Servicios médico-legales y periciales
- Revisar historias clínicas y documentos.
- Realizar entrevistas y valoraciones.
- Analizar lesiones, secuelas y limitaciones funcionales.
- Estudiar elementos de causalidad médico-legal.
- Elaborar conceptos, informes o dictámenes.
- Preparar sustentaciones y soporte técnico.
Servicios empresariales
- Atender solicitudes relacionadas con SG-SST.
- Conocer las características generales de la empresa.
- Preparar orientaciones, alcances o propuestas.
- Gestionar servicios de salud mental, riesgo psicosocial y bienestar laboral, cuando correspondan.
Gestión contractual y administrativa
- Preparar propuestas y contratos.
- Gestionar pagos, facturación y soportes contables.
- Administrar citas, comunicaciones y seguimiento.
- Conservar evidencia de autorizaciones.
Cumplimiento y protección jurídica
- Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
- Ejercer o defender derechos en procesos.
- Gestionar consultas, reclamos e incidentes.
- Prevenir fraude y accesos no autorizados.
Comunicaciones informativas o comerciales
El envío de boletines, novedades o comunicaciones promocionales se realizará únicamente cuando exista autorización para esa finalidad. El titular podrá solicitar su retiro en cualquier momento.
Autorización y prueba del consentimiento
Salvo las excepciones previstas por la ley, CIV Salud solicitará autorización previa, expresa e informada antes o, a más tardar, al momento de recolectar los datos.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios electrónicos, casillas de aceptación, documentos firmados, correos electrónicos, mensajes, formatos físicos u otros mecanismos que permitan acreditar la voluntad del titular y consultar posteriormente la prueba.
El silencio, la inactividad o la falta de respuesta no se interpretarán como autorización.
CIV Salud conservará, mientras resulte necesario, evidencia del texto de autorización, la fecha, el canal utilizado y la información suficiente para demostrar que el titular fue informado.
Personas autorizadas y circulación de la información
CIV Salud no vende bases de datos ni comercializa información clínica o médico-legal.
Los datos podrán suministrarse o ponerse a disposición de:
- El titular, sus causahabientes o representantes acreditados.
- Entidades públicas, autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.
- Terceros expresamente autorizados por el titular.
- Profesionales médicos, peritos, abogados o asesores que deban intervenir en el servicio y estén sujetos a confidencialidad.
- Proveedores que actúen como encargados y traten información por cuenta de CIV Salud.
- Personas autorizadas por la ley.
En cada caso se procurará limitar la información compartida a la que resulte pertinente y necesaria para la finalidad correspondiente.
Proveedores, transmisiones y tratamiento internacional
CIV Salud puede utilizar proveedores de alojamiento web, formularios, correo electrónico, mensajería, almacenamiento, soporte tecnológico, facturación, pagos o gestión administrativa.
Estos proveedores podrán actuar como encargados del tratamiento y deberán procesar los datos según las instrucciones de CIV Salud, las finalidades autorizadas, las obligaciones de seguridad y los deberes de confidencialidad aplicables.
Debido a la infraestructura tecnológica utilizada, algunos datos pueden ser procesados o almacenados mediante servicios con infraestructura ubicada fuera de Colombia. En estos casos se observarán las reglas aplicables a transmisiones o transferencias internacionales y se adoptarán los instrumentos jurídicos que correspondan.
Derechos de los titulares
El titular puede:
Conocer, actualizar y rectificar datos incompletos, inexactos, desactualizados o no autorizados.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepción legal.
Conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
Acceder gratuitamente a la información personal objeto de tratamiento.
Solicitar la supresión o revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
Presentar quejas ante la SIC después de agotar el trámite correspondiente ante CIV Salud.
Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes deberán enviarse a contacto@civsalud.com e incluir:
- Nombre e identificación del titular.
- Datos de contacto para recibir respuesta.
- Descripción clara de la solicitud.
- Documentos o soportes que se quieran hacer valer.
- Acreditación de representación, poder o calidad de causahabiente, cuando aplique.
Acceso o información sobre los datos
La consulta será atendida dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción.
Cuando no sea posible responder en ese término, CIV Salud informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar 5 días hábiles adicionales.
Corrección, actualización, supresión o incumplimiento
El reclamo completo será atendido dentro de los 15 días hábiles siguientes al día de su recepción.
Cuando sea necesario ampliar el término, se informará al titular. La ampliación no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
Reglas adicionales para reclamos
- Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco días siguientes a la recepción.
- Si transcurren dos meses sin que el titular complete la información requerida, se entenderá que desistió.
- Si CIV Salud no es competente, trasladará la solicitud a quien corresponda dentro de los dos días hábiles siguientes, cuando sea posible.
- Recibido el reclamo completo, se registrará la indicación “reclamo en trámite” mientras se adopta una decisión.
El titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante CIV Salud.
Revocación, supresión y conservación
Revocación y supresión
El titular puede solicitar la revocación total o parcial de su autorización o la supresión de sus datos mediante la presentación de un reclamo.
La solicitud no procederá cuando exista un deber legal, contractual, contable, fiscal, judicial, probatorio o profesional que obligue a CIV Salud a conservar determinada información.
Conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas, ejecutar el servicio, responder reclamaciones, mantener soportes probatorios y cumplir obligaciones legales o contractuales.
Finalizadas las finalidades, la información será suprimida, anonimizada, bloqueada o archivada con acceso restringido, según corresponda y salvo que exista un deber de conservación.
Las bases de datos estarán vigentes mientras CIV Salud desarrolle sus actividades y durante el tiempo en que subsistan las finalidades autorizadas, las relaciones contractuales y las obligaciones legales, administrativas, contables, fiscales, judiciales o probatorias aplicables.
Seguridad, confidencialidad e incidentes
CIV Salud adopta medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos y a los riesgos asociados con su tratamiento.
Estas medidas pueden comprender, según corresponda:
- Acceso limitado según funciones.
- Gestión de usuarios y contraseñas.
- Actualización de sistemas y complementos.
- Copias de respaldo cuando sean aplicables.
- Compromisos de confidencialidad.
- Control sobre proveedores autorizados.
- Procedimientos de atención de incidentes.
- Archivo o eliminación segura.
- Revisión periódica de los accesos.
- Capacitación del personal autorizado.
Ningún sistema físico o digital ofrece seguridad absoluta. En caso de identificar un incidente que pueda comprometer datos personales, CIV Salud adoptará medidas de contención, análisis, corrección y reporte a las autoridades o titulares cuando resulte legalmente exigible.
Las personas que intervengan en el tratamiento deberán conservar la reserva de la información incluso después de finalizar su relación contractual, laboral o profesional con CIV Salud.
Cookies, analítica y enlaces externos
Cookies
El sitio web puede utilizar cookies necesarias para su funcionamiento y, cuando se encuentren habilitadas, cookies de analítica, preferencias u otras tecnologías no esenciales.
El usuario podrá administrar sus preferencias mediante el mecanismo de consentimiento disponible en el sitio y consultar información adicional en la Política de Cookies .
Enlaces externos
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La existencia de un enlace no implica que CIV Salud suministre datos personales al tercero ni que asuma responsabilidad por sus contenidos o prácticas.
Cambios, vigencia y canales de atención
Cambios en la política
CIV Salud podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos, tecnológicos o relacionados con sus servicios.
Los cambios sustanciales relacionados con la identidad del responsable, las finalidades o el alcance de las autorizaciones serán comunicados por medios razonables antes o, a más tardar, al momento de su implementación.
Presenta una consulta, reclamo o solicitud de actualización
Indica en el asunto del correo “Protección de datos personales” y describe claramente tu solicitud.
Esta política constituye el documento público de tratamiento de datos personales de CIV Salud. Las autorizaciones específicas, avisos de privacidad, contratos, manuales internos y protocolos de seguridad complementan su aplicación según cada servicio o canal.